在春節(jié)前最后一次例會(huì)上，有同事提出防止放假期間客戶要求我們服務(wù)，需要提前將放假時(shí)間通知新老客戶。李總認(rèn)為非常有必要提前通知，因?yàn)橥暧羞@種先例，導(dǎo)致公司與客戶之間存在誤會(huì)。李總吩咐剛進(jìn)公司的小毛負(fù)責(zé)制作一份春節(jié)放假通知，發(fā)在企業(yè)郵箱里，供其他員工發(fā)送給客戶。

一般效果

小毛剛畢業(yè)進(jìn)公司，對(duì)Word的使用還不是很熟悉，在制作放假通知文檔時(shí)，他為體現(xiàn)各部分內(nèi)容，設(shè)置不同的字體樣式，顯得不夠正式；正文中各段開(kāi)頭沒(méi)有設(shè)置首行縮進(jìn)，版式上不規(guī)范；通知內(nèi)容行距太小，文字堆積在一起，而且段落與段落之間也不明顯，不利于閱讀。

春節(jié)放假或多或少會(huì)給客戶造成不便，為了方便客戶了解內(nèi)部放假安排，應(yīng)給客戶發(fā)送春節(jié)放假通知。放假通知主要包括以下幾部分內(nèi)容：標(biāo)題、稱呼、放假事由、放假時(shí)間、祝福語(yǔ)、落款和日期。制作通知時(shí)一定要各部分內(nèi)容清晰，并符合人們的閱讀習(xí)慣。

本案例主要對(duì)文本格式和段落格式進(jìn)行設(shè)置，使通知內(nèi)容更合理、準(zhǔn)確、清晰。

逆襲效果

小毛經(jīng)過(guò)指點(diǎn)之后，對(duì)文檔進(jìn)行修改，首先統(tǒng)一將文檔中的所有文本設(shè)置為宋體，使通知文檔看起來(lái)更正式；然后設(shè)置了通知文檔每段的首行縮進(jìn)，使通知內(nèi)容更符合閱讀習(xí)慣；為正文增大了行距，并設(shè)置段落間距，使文檔版面清晰、辨識(shí)度提高不少。

設(shè)置頁(yè)面大小和文本格式

在制作放假通知Word文檔時(shí)，首先要確定頁(yè)面的大小，然后再輸入相關(guān)的文字。文字輸入完成后還要設(shè)置文本的格式。在制作春節(jié)放假通知文檔時(shí)，設(shè)置紙張大小為A4，并設(shè)置文檔所有文本為宋體，下面介紹具體操作。

步驟一、啟動(dòng)word 2019軟件，新建空白文檔，切換至“布局”選項(xiàng)卡，單擊“頁(yè)面設(shè)置”選項(xiàng)組中“頁(yè)邊距”下三角按鈕，在列表中選擇“自定義頁(yè)邊距”選項(xiàng)。

步驟一

步驟二、打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，在“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡中設(shè)置上、下、左和右頁(yè)邊距均為2.5厘米，在“紙張方向”選項(xiàng)區(qū)域中單擊“縱向”按鈕。

步驟二

步驟三、切換至“紙張”選項(xiàng)卡，設(shè)置“寬度”為18.6厘米、“高度”為26厘米，單擊“確定”按鈕 。

步驟三

步驟四、頁(yè)面設(shè)置完成后返回文檔中，然后輸入關(guān)于2020年春節(jié)放假通知的相關(guān)內(nèi)容，可見(jiàn)輸入的文本都是word默認(rèn)的格式 。

步驟四

步驟五、按Ctrl+A組合鍵選中輸入的所有文本，切換至“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，單擊“字體”選項(xiàng)組中“字體”下三角按鈕，在列表中選擇“宋體”選項(xiàng)，即可為選中文本設(shè)置字體格式。

步驟五

步驟六、選中通知的標(biāo)題文本，單擊“字體”選項(xiàng)組中“字號(hào)”下三角按鈕，在列表中選擇“三號(hào)”選項(xiàng)。

步驟六

步驟七、最后選中除標(biāo)題外的所有文本，設(shè)置字號(hào)為“小四”。在word中選中文本后，會(huì)顯示浮動(dòng)工具欄，用戶可以在此快速設(shè)置文本的字體、字號(hào)、字體顏色等格式。

步驟七

設(shè)置首行縮進(jìn)

在輸入段落文本時(shí)，第一行的第一個(gè)字需要向右縮進(jìn)2個(gè)字符，就是平時(shí)說(shuō)的空兩格。我們要介紹的方法并不是將光標(biāo)分別定位在每個(gè)段落的開(kāi)頭然后按空格鍵，而是通過(guò)相關(guān)功能命令實(shí)現(xiàn)首行縮，下面介紹具體的操作方法。

步驟一、首先對(duì)通知文本內(nèi)容設(shè)置對(duì)齊方式，首先將光標(biāo)定位在標(biāo)題文本中，在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡中單擊“段落”選項(xiàng)組的“居中”按鈕，即可將標(biāo)題設(shè)置為居中對(duì)齊。

步驟一

步驟二、選擇落款的公司名稱和日期文本，單擊“段落”選項(xiàng)組中“右對(duì)齊”按鈕，即可將選中文本設(shè)置為右對(duì)齊。

步驟二

步驟三、接著為正文部分設(shè)置首行縮進(jìn)2個(gè)字符。首先選擇除稱呼和落款之外的文本，單擊“段落”選項(xiàng)組的對(duì)話框啟動(dòng)器按鈕。

步驟三

步驟四、打開(kāi)“段落”對(duì)話框，在“縮進(jìn)”選項(xiàng)區(qū)域中單擊“特殊”下三角按鈕，在列表中選擇“首行”選項(xiàng)，則在“縮進(jìn)行值”文本框中顯示“2字符”，單擊“確定”按鈕。

步驟四

步驟五、操作完成后，可見(jiàn)選中的段落文本的第一行的第一個(gè)字向右縮進(jìn)兩個(gè)字符。第2段文本結(jié)尾出現(xiàn)單字成行的現(xiàn)象，然后根據(jù)需要添加合適的文本即可。

步驟五

設(shè)置行和段落間距

文檔制作至此，我們發(fā)現(xiàn)行與行之間距離太擠、而且段落間距不是很明顯，這些因素都不利于閱讀。下面介紹設(shè)置行距和段落間距的操作方法。

步驟一、通知的標(biāo)題需要突出顯示，標(biāo)題與上頁(yè)邊和下方正文的距離最大。首先將光標(biāo)定位在標(biāo)題上，打開(kāi)“段落”對(duì)話框，在“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡的“間距”選項(xiàng)區(qū)域中設(shè)置“段前”為“2行”、“段后”為“1.5行”，單擊“確定”按鈕。

步驟一

步驟二、選擇正文的所有文本，打開(kāi)“段落”對(duì)話框，在“間距”選項(xiàng)區(qū)域中設(shè)置多倍行距值為1.3。然后再選擇正文中除了稱呼和落款外的所有文本，設(shè)置“段前”為“0.5行”、“段后”為“0.5行”，單擊“確定”按鈕。

步驟二

步驟三、操作完成后返回文檔中，查看設(shè)置的最終效果?？梢?jiàn)標(biāo)題距離上邊和正文距離增大，正文中行與行之間距離增大為設(shè)置的值，段落之間也增大了距離。

通過(guò)這樣的設(shè)置，在閱讀該文檔時(shí)，瀏覽者不會(huì)產(chǎn)生壓抑感，而且各層面文本很容易區(qū)分，文檔的內(nèi)容也能很好地傳遞。

步驟三

這樣一份精美的春節(jié)放假通知就做好了，你學(xué)會(huì)了沒(méi)有？

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本書(shū)作者將多年培訓(xùn)中遇到的學(xué)生和讀者在常犯的錯(cuò)誤、常用的低效做法收集整理，形成一套“糾錯(cuò)”課程，以“菜鳥(niǎo)”小蔡在工作中遇到的各種問(wèn)題為主線，通過(guò)“暖男”先生的指點(diǎn)，使小蔡對(duì)Word的應(yīng)用逐漸得心應(yīng)手。內(nèi)容上主要包括Word文檔處理的錯(cuò)誤和正確設(shè)計(jì)思路、文檔制作的低效方法和高效方法，并且在每個(gè)案例開(kāi)頭采用“菜鳥(niǎo)效果”和“逆襲效果”展示，通過(guò)兩張圖片對(duì)比，讓讀者一目了然，通過(guò)優(yōu)化方法的介紹，提高讀者Word應(yīng)用的水平。每個(gè)任務(wù)結(jié)束后，還會(huì)以“高效辦公”的形式，對(duì)Word的一些快捷操作方法進(jìn)行講解，幫助讀者進(jìn)一步提升操作能力。此外，還會(huì)以“菜鳥(niǎo)加油站”的形式，對(duì)Word文檔中一些“熱點(diǎn)”功能進(jìn)行介紹，讓讀者學(xué)起來(lái)更系統(tǒng)。